一起來了解我們的Contract 部門吧
這一次，很榮幸地邀請到Contract 部門兩位資深的職員Jennifer與Lawrence。 通過他們的分享，讓大家一同了解Contract 部門的實際工作内容以及加入後的心得。
1. 請簡單介紹下自己的背景
Jennifer
我的學術背景為財務會計相關. 最初加入Corporate
Finance Team 負責亞太地區稅務審計財報協助 , 后轉往Project
Finance Team執行專案相關財務協助. 目前在Contract 部門服务7個月
Lawrence
研究所在美國就讀生物醫學工程學系。在偶然的機會下接觸到臨床試驗相關的選修課，並對於參與藥物開發產業產生興趣。進入產業後的第一份工作是負責用資料庫協助試驗中心的篩選。
2.
為什麼會選擇Parexel，並加入Contract部門呢？
Jennifer
最初會選擇加入Parexel是因為這是一家擁有全球版圖的跨國企業,工作的眼界和接觸的團隊會有國際觀. 臨床試驗對我來說也是一個全新的領域,很讓人覺得新奇
過去工作經歷多為財務會計稅務相關,在溝通部分訓練多為對內連繫,想讓自己將過去所學帶入Client Facing的領域, Contract 部門是一個很好的鍛鍊. 透過不斷的和客戶以及內部團隊溝通協調的過程,最終完成一份合約的簽署以推進專案的發展,是很棒的經驗和成就
Lawrence
Parexel的職位相對多元。當初有思考可以藉由內部轉職的方式去探索產業的不同領域。在工作一陣子後，漸漸了解到自己喜歡與人有比較多互動的工作模式，以及希望能嘗試更有變化性的工作內容而加入了Contract部門。
3.
Contracts Specialist 的職務內容是什麼呢
Jennifer
·
起草、談判和執行各種不同的合約，涵蓋一系列交易，並維護與已建立和正在進行的合約相關的通信和文件記錄。
·
與外部和內部利益相關者就所有合約相關事宜進行溝通和提供所需信息，並解決與其他方和公司內部可能出現的任何合約相關問題。
·
參加與客戶和內部利益相關者的合約審查會議，並與客戶協商預算變更,以利合約簽立即專案進行。
Lawrence
·
與Site Contract Specialist不同，Contract Specialist主要負責處理Parexel(乙方)與藥廠(甲方)間的合約。包含報價的試算，合約的撰寫及修訂
·
對內的主要合作對象為Project Leader, Project Director, Sales及Finance
·
對外則通常會遇到藥廠方的採購或是PM並負責向甲方釐清報價及合約內容
4.
Contracts Specialist一天的日常，是怎麼分配時間的呢？
Jennifer
通常會開始於檢視手上所有待辦事項,合約的預計簽署日以及進度檢視,以及對內外會議的安排. 會議安排通常會以對外為先, 其他事項可以和主管商確交辦專案合約的急迫性和影響程度,然後分配時間工作. 合約相關溝通時間以及實體操作報價軟體合約模板時間大約各半
Lawrence
上班後會先收信並先確認今日的代辦事項，包含今日所需參加的會議及需要完成的合約。依照急迫程度去安排事情處理的先後順序。如有會議的話，通常會以跟甲方的會議及準備優先。其他事項的話則是以案件的急迫程度做安排。在工作過程中，有時候會出現突發狀況，像是臨時的會議或是緊急的報價試算。因此需要彈性的去調整事情的先後順序。在工作比例上，內外部溝通的時間 與 操作報價系統和撰寫合約的時間大約是各半。
5.
擔任Contracts Specialist最有成就感的事？
Jennifer
對我來說最有成就感的事也就是能促進一次次合約的協商順利和合約簽署. 雖然我在Contract 部門經歷為7個月,但是過去兩季度在部門合作及主管協助下,皆能以達標/超標完成合約的簽署,是我感覺最有成就感的事。
Lawrence
在工作初期，讓人最有成就感的事情莫過於簽下金額龐大的合約。稍微有點年資後，覺得成就感會來自能夠藉由合約/報價的專業及經驗，提供意見給內部團隊並促使合約順利完成簽署。或是藉由自身溝通協調的能力，突破瓶頸並確保案件能夠有所進展。
6.
給想成為 Contracts Specialist伙伴的建議
Jennifer
過去成為Contracts Specialist曾經擔心對於法律合約相關知識不足,會影響工作的交辦. 之後透過完善的New-hire or on-job trainings可以將基本的法律合約相關知識技巧先打底,透過一次次review and approval process, 跟著各部門的反饋來增進自己的能力,透過時間經驗的累積,只要有學習的心,都是可以克服的
因為工作的需要, 溝通技巧和整合能力成為很重要的一環,在加入Contract 部門後不斷的對內對外會議中,臨場反應對答以及團隊默契可以促成一次次順利的會議進展. 新進夥伴在抗壓性上的鍛鍊,也是會有一定程度的需求的
Lawrence
適合喜歡工作有高度變化性的人。報價及合約撰寫的流程不會是太困難的事情。畢竟公司內部會提供一定程度的訓練。剩下則是靠經驗累積。如果以前就有報價或是合約撰寫經驗的人則會更快就上手。
在工作上比較有挑戰性的部分則是溝通協調及時間管理。同樣的溝通方式不一定適用於所有的案件，畢竟案件的內容及共事的人不一定相同，因此要即時做出調整。在時間管理上，由於合約有其時效性且公司有業務的目標，Contract Specialist需要在時限內完成工作。因此在有限的時間內做好工作及應付突發狀況便是一門學問。另外，因為要跟時間賽跑，這個工作也需要有一定程度的抗壓性。